Ciclo PDCA: otiMIZAção dos processos de gestão da sua empresa

Em busca da otiMIZAção dos processos de gestão da sua empresa, tornando-os mais claros, objetivos e eficazes, a Miza Consultoria utiliza o método do PDCA — Plan, Do, Check, Act, também denominado Ciclo de Shewhart ou Ciclo de Deming, em todos os seus projetos.

O PDCA é um processo de melhoria contínua mundialmente reconhecido e utilizado. Ele tem como base quatro fases, reproduzidas sempre em sequência: planejamento, execução, análise e ação.

Após o término da última fase, o ciclo se reinicia para a identificação de novas oportunidades de melhoria e, assim, manter a empresa constantemente em busca de inovação, profissionalismo, agilidade e competitividade.

P (plan) – planejamento

Na primeira etapa, a empresa estabelece o planejamento tendo em mente quais são os procedimentos utilizados no ambiente de trabalho, despertando um maior conhecimento sobre o momento atual em que o projeto e a equipe se encontram, identificando um ou mais problemas que possam comprometer a aplicabilidade dos trabalhos. Esta é a hora de saber quais são os objetivos, metas e prazos para se investir.

Em seguida, lista-se possíveis soluções, indicando quais poderão ser aplicadas como estratégia e, também, como desenvolver um plano de ação focado nas ações necessárias para que o objetivo seja executado.

Ferramentas como Diagrama de Ishikawa, Gráfico de Pareto, brainstorming e 5W2H poderão ser muito úteis para dar suporte à tomada de decisões.

D (do) – execução

Essa é a fase em que é possível colocar em prática tudo o que foi estabelecido no prazo anterior, seguindo precisamente as etapas estipuladas e, assim, tirar o projeto do papel para a execução.

É necessário manter uma comunicação clara e assertiva com todos os envolvidos para que haja um maior comprometimento no que se refere ao sucesso da metodologia, incluindo também a coleta de dados para o controle do processo. Além de, educar e treinar todos os profissionais envolvidos para garantir que tudo ocorra conforme o planejamento realizado na fase anterior, mantendo o foco nos objetivos corretos.

Caso não seja possível executar o que foi disposto nas fases anteriores, será preciso voltar à fase inicial e verificar os motivos de o planejamento ter falhado. Mas se tudo ocorrer conforme o plano de ações definido, deve-se partir para a próxima fase, encarando a análise dos resultados.

C (check) – análise

Apesar de ser a terceira etapa do ciclo, a análise acontece ao mesmo tempo que o processo de execução, servindo de base para que se avalie se os resultados esperados estão mesmo sendo alcançados.

Nessa etapa, por meio de uma metodologia bem definida, é possível realizar um monitoramento de cada atividade referente ao plano de ação e comparar o previsto com o realizado, trazendo como resultado as brechas e as oportunidades que podem ser melhoradas futuramente, a fim de evitar erros e poupar tempo e recursos.

A (act) – ação

A melhoria contínua do ciclo PDCA é um processo permanente e, por mais que tudo aconteça conforme o esperado, é viável tornar os procedimentos mais ágeis e eficazes, aumentando a produtividade da equipe e obtendo os melhores resultados de desempenho do projeto.

A partir do momento em que todas as metas sejam atingidas e nenhum processo tenha saído do planejado, é possível aplicar esse método como um padrão dentro da empresa. Mas, caso algo tenha saído do planejado, é necessário revisar todas as fases, corrigir as falhas, implantar melhorias e reiniciar o PDCA.

É importante concluir um ciclo para então iniciar outro quando novos problemas forem identificados ao longo do PDCA. Dessa forma, a empresa garante eficiência no processo, redução de custos, otimização do tempo e comprometimento da equipe em todos os projetos.

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REFERÊNCIAS

CAMPOS, Vicente Falconi. TQC ? Controle da Qualidade Total (no estilo japonês). Belo Horizonte, MG: Editora de Desenvolvimento Gerencial, 1999.

MARTINS, Petrônio G; LAUGENI, Fernando P. Administração da Produção. São Paulo: Saraiva, 2005.

MARTINS, Rosemery. O que é PDCA. Disponível em: https://blogdaqualidade.com.br/o-que-e-pdca/.

JUNIOR, Carlos. Ciclo PDCA: uma ferramenta imprescindível ao gerente de projetos. Disponível em: https://www.projectbuilder.com.br/blog/ciclo-pdca-uma-ferramenta-imprescindivel-ao-gerente-de-projetos/.

SEBRAE. Saiba como é e como funciona a metodologia PDCA. Disponível em: https://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/4-etapas-do-pdca-melhoram-gestao-dos-processos-e-qualidade-do-produto,9083438af1c92410VgnVCM100000b272010aRCRD.

ERPLAN. Ciclo PDCA: planejamento, plano de ação e indicadores. Disponível em: https://www.erplan.com.br/noticias/ciclo-pdca-planejamento-plano-de-acao-e-indicadores/