Definição dos Processos: resultados consistentes e alinhados com os objetivos da sua organização

O gerenciamento de projetos de um negócio é uma abordagem disciplinar capaz de identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos, podendo ser automatizados, para alcançar resultados consistentes e alinhados com as metas da organização.

O primeiro passo para obter sucesso e tornar sua empresa mais competitiva, é definir qual é o processo atual executado e desenhá-lo. Em seguida, é importante realizar um brainstorming para a avaliação das melhores formas de se executar a tarefa, verificando se existe um novo modelo a ser seguido, se há uma nova forma de realização e se existe a possibilidade de eliminar as atividades que não estão gerando valor à empresa, a fim de medir a efetividade dos processos atuais.

O momento da análise de processos AS-IS (atual), é onde acontece a descoberta e a análise dos processos, criando uma visão mais ampla em relação às rupturas e aos desvios que podem ocorrer. O AS-IS pode influenciar na descoberta de várias formas de processos para o negócio, sejam eles primários, processos de suporte ou processos de gerenciamento.

A partir disso, o processo proposto TO BE (futuro), também conhecido como desenho de processos, traz o desenho das melhores práticas para se executar uma mesma atividade, propondo melhorias à organização, com o intuito de realizar os processos com maior efetividade e uma possível automatização em algumas etapas. Após a implementação de melhorias, é necessário realizar um acompanhamento dos ganhos obtidos com os novos processos.

O desenho de processos TO-BE envolve a definição dos fluxos de trabalho, contendo as responsabilidades de cada indivíduo pertencente à organização, com as tecnologias necessárias e as fontes de dados dos processos. Seu principal objetivo é promover condições de transformação nos processos para melhorar a competitividade da organização no mercado de trabalho.

Nesse sentido, pode ser bastante interessante para a organização contratar uma consultoria externa que disponibilize profissionais com domínio de ferramentas adequadas ao AS-IS/TO-BE. Eles poderão auxiliar o gerente de projetos e o analista de processos na melhor forma de conduzir os trabalhos.

Referências:

VEYRAT, Pierre. Definição de gestão de processos: reunimos as 10 melhores. Disponível em: https://www.venki.com.br/blog/definicao-gestao-processos/

FERREIRA, Alexandre da Silva. Importância da definição de processos. Disponível em: https://www.gestaoporprocessos.com.br/importancia-de-definicao-de-processos/.

ALMEIDA, Vinicius Nóbile de. Como usar o AS-IS/TO-BE na Melhoria de Processos: transforme processos e aumente resultados. Disponível em: https://www.euax.com.br/2018/10/as-is-to-be-na-melhoria-de-processos/.