Por que a realização de gerenciamento de contratos é essencial para uma empresa?

O gerenciamento de contratos envolve o conjunto de procedimentos, técnicas e controles com objetivo de garantir um fluxo de trabalho eficiente e relacionamento saudável entre contratado e contratante. Isso envolve estar atento a todas as fases de uma contratação, ou seja, desde o orçamento de um fornecedor em potencial até a sua total execução.

Assim, pessoas responsáveis por esse acompanhamento, precisam participar desde a fase pré-contratual, que envolve negociação e debate de cláusulas. No decorrer da fase contratual que é o início da prestação do serviço e também no pós contratual, que é a validação dos acordos comerciais e jurídicos.

À medida que empresas crescem, é natural que o número de fornecedores cresça também. E como sabemos, um crescimento desestruturado oferece riscos enormes a operação de qualquer empresa, comprometendo até a sua continuidade a médio e longo prazo no mercado.

Portando, empresas estruturadas, entendem a importância da gestão de seus contratados e a proximidade com cada fornecedor. Com um gerenciamento bem feito, com procedimentos e controles, é possível identificar risco que o fornecedor oferece e se antecipar com planos de ações. E principalmente, acompanhar se o que foi acordado está sendo cumprido, caso contrário, contratado e contratante podem sofrer com gastos como multa, que dependendo do valor do contrato, podem ser milionárias.

Mas o que faz essa gestão ser eficiente?

1) Planejamento: É no planejamento que serão estabelecidas as cláusulas, condições, riscos e obrigações das partes. É preciso ter clareza dos objetivos, do que é imprescindível e o que é relativo.

2) Negociação assertiva: Entende-se que a negociação comercial já passou. Essa é a fase da negociação das cláusulas, normalmente feita entre jurídicos. Caso essa negociação não seja conduzida de maneira adequada poderá causar até o rompimento do acordo, sendo necessário iniciar de uma nova cotação. Logo, gestores precisam garantir um canal de comunicação eficiente entre os departamentos e fornecedores.

3) Acompanhamento mensal: Após o aceite, o serviço é iniciado. É comum haver mudanças, ainda que as fases anteriores tenham sido muito bem conduzidas e para formalizar as mudanças, são feitos os aditivos. Não apenas os aditivos precisam ser controlados, mas também diversas outras informações como: a relevância de cada fornecedor para a contratante, o impacto de uma “não entrega”, contratos próximos ao vencimento, valores pagos a cada fornecedores e a pagar, fornecedores críticos, fornecedores com documentação pendente, entre outros.

A Miza conta com profissionais capacitados para conduzir compras, negociações e gerir seus contratos. Nossa expertise de anos, contribui para a organização e aumento da eficiência dos nossos clientes.

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